KI-Telefonassistent für Termin-Automatisierung: No-Shows senken

Warum Termine automatisieren?

No-Shows und falsches Timing kosten Pipeline. KI kann:

• Während des Calls einen Slot finden und buchen.
• Erinnerungen/Bestätigungen durchführen.
• Mehrsprachig sprechen, damit globale Leads nicht verloren gehen.

4 Use Cases

1. Demo/Service-Termine: Kalender-Integration, sofortige Bestätigung.
2. Medizin/Feldbesuch: Anbieter/Zeit bestätigen, Updates senden.
3. Event-Teilnahme: RSVP plus Agenda/Anfahrt.
4. Renewal-Meetings: Zeitfenster für Vertrags-/Paketverlängerung sichern.

Wichtige Kennzahlen

• No-Show-Rate
• Bestätigte Termine
• Kosten pro Anruf
• Upsell/Cross-Sell-Chancen

Integrations-Tipps

• Kalender (Google/Microsoft) Sync
• CRM-Push für Summary & Actions
• Mehrsprachige Personas (DE/EN/TR)
• Pace- und Zeitfenster-Steuerung

Schneller Start

1-Wochen-Pilot, Bestätigungen messen, in 1 Monat produktiv. Kostenlose Demo buchen.

Ablauf optimieren

• Segmentbasierte Scripts: Demo, Service, Gesundheit; Bestätigungstexte kurz und klar halten.
• Um Kalenderüberschneidungen zu vermeiden, Pufferzeiten und erneute Bestätigungs-SMS hinzufügen.
• Für No-Show-Risiko Sentiment + vergangene Verhaltenssignale nutzen; bei Risiko menschlichen Anruf hinzufügen.

Operative Leitplanken

• Maximale Versuche, Ruhezeiten und erlaubte Kanäle (Sprache/SMS/E-Mail) definieren.
• SLA: Bei fehlender Antwort am selben Tag zweiten Versuch, danach andere Zeitzone.
• Wöchentlicher Bericht: bestätigte/neu geplante/stornierte Termine, Anrufe pro Person.

Risiko reduzieren

• Doppelte Bestätigung (Double Opt-in) und Kalenderüberschneidungsprüfung hinzufügen; Pufferzeiten bei 10-15 Min halten.
• Nach Anruf Zusammenfassung + Link per SMS/E-Mail senden, Antwortrate steigern.
• Bei sensiblen Branchen wie Gesundheit/Finanzen Script-Freigabe gemeinsam mit Recht/Compliance durchführen.